Najskôr vysvetlíme, čo je spoločné pre e-mail aj elektronickú schránku. Oba nástroje je možné využívať iba s pripojením k internetovej sieti a slúžia na elektronickú komunikáciu, kde je možné prijímanie, odosielanie, ukladanie správ, či dokumentov. Po vizuálnej stránke je e-mailová schránka veľmi podobná s tou elektronickou, čo prispieva k ich jednoduchému využívaniu v praxi. Rozdiely týchto nástrojov spočívajú najmä v spôsobe zriadenia, využívania, účelu komunikácie, prístupu k jednotlivým nástrojom a podobne.
Účel
E-mail môžete využívať na komunikáciu medzi dvomi a viacerými používateľmi, pričom adresát a ani obsah správ nie sú nijako obmedzené, prakticky môžete odosielať čokoľvek a komukoľvek. V prípade elektronickej schránky ide o úradnú komunikáciu s verejnou správou (napr. úradmi, so súdom, Sociálnou poisťovňou atď.) a naopak, ktorá je plnohodnotným ekvivalentom listinnej komunikácie. Môže ísť o úradné dokumenty (rozhodnutia), ktoré doručujú orgány verejnej moci, prípadne podania (žiadosti), ktoré zasielajú orgánom verejnej moci fyzické a právnické osoby. Cez elektronickú schránku môžete teda odoslať špeciálnu službu, ktorá má konkrétny formulár, alebo môžete využiť všeobecný formulár „Všeobecná agenda“, ak poskytovateľ služby špeciálnu službu neposkytuje. Každý orgán verejnej moci má na portáli slovensko.sk registrovanú minimálne službu „Všeobecná agenda“. Cez e-schránky nevedia komunikovať fyzické a právnické osoby navzájom.
Zriadenie
Zriadenie e-mailovej schránky je veľmi jednoduché, stačí sa zaregistrovať u niektorého z poskytovateľov a určiť si svoje prihlasovacie údaje. Na založenie e-mailového účtu musí používateľ dovŕšiť vek 16 rokov. Zriadenie e-schránky je upravené zákonom č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente, podľa ktorého sa elektronická schránka zriaďuje pre fyzické osoby, fyzické osoby – podnikateľov, právnické osoby, orgány verejnej moci a pre subjekty medzinárodného práva. E-schránka sa zriaďuje občanom SR, teda fyzickým osobám automaticky po dovŕšení 18. roku života. V prípade fyzických osôb – podnikateľov a právnických osôb, sa elektronická schránka zriadi automaticky potom, ako príde informácia o zapísaní do príslušného registra.
Prihlasovanie do e-schránky je možné prostredníctvom portálu slovensko.sk. Viac informácií nájdete v sekcii „Ako začať“. Ak ste zahraničná fyzická osoba a ste držiteľom zahraničného prihlasovacieho prostriedku vydaného v niektorej z krajín EÚ, môžete sa prihlásiť pomocou eIDAS Node. Viac informácií o prihlásení cez eIDAS Node…
Podmienky na používanie
Okrem pripojenia na internet, ktorý je potrebný pre oba nástroje, potrebujete v prípade e-mailu elektronické zariadenie, či už mobilný telefón, tablet, alebo počítač. Na prihlásenie do e-schránky je potrebných viacero nástrojov, pretože sa v nej môžu nachádzať citlivé údaje a dokumenty s právnymi účinkami. Okrem spomínaného internetu a počítača potrebujete eID kartu – občiansky preukaz s elektronickým čipom a BOK – bezpečnostný osobný kód, s ktorým sa budete prihlasovať (vybavíte na ktoromkoľvek oddelení dokladov okresného riaditeľstva). Ďalej je potrebné požiadať o nahratie certifikátov na podpisovanie, aby ste mohli podania podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP). O certifikáty viete požiadať aj online, viac informácií nájdete v súvisiacej Príručke. K eID karte budete potrebovať taktiež čítačku kariet (dostanete ju zadarmo pri vybavovaní eID karty) a príslušný softvér, ktorý je k dispozícii bezplatne v jednom inštalačnom balíčku na portáli slovensko.sk v sekcii Na stiahnutie.
Prijímanie a odosielanie správ
E-mailová komunikácia je veľmi jednoduchá. Tak ako môžete napísať a odoslať správu, prípadne dokument, tak isto je možné prijať a zobraziť obsah e-mailovej správy. Avšak ak pošlete podanie úradu cez e-mail a vyžaduje sa pri ňom váš vlastnoručný podpis, podanie je následne potrebné doplniť listinne alebo osobne v určitej lehote, aby bolo úplné.
V prípade e-schránky môžete uskutočniť rôzne podania elektronicky úplne, čo vám plnohodnotne nahradí listinné podanie s úradne osvedčeným podpisom, keďže viete podania aj podpisovať kvalifikovaným elektronickým podpisom a časovú pečiatku pridáva podateľňa automaticky a zadarmo. Na odosielanie podaní nemusíte mať schránku aktivovanú na doručovanie. Na prijímanie elektronických úradných dokumentov (rozhodnutí) ju už aktivovanú mať musíte. Ak si teda elektronickú schránku na doručovanie aktivujete, úradné rozhodnutia vám prídu priamo do elektronickej schránky a nemusíte ich v prípade vašej neprítomnosti na adrese doručenia preberať na pošte v listinnej podobe. Úradné rozhodnutia vám môžu zasielať do elektronickej schránky iba orgány verejnej moci. Upozorňujeme, že takéto doručenie do elektronickej schránky má rovnaké právne účinky ako listinné doručenie, a preto je potrebné dávať pozor na právne účinky a plynutie lehôt. Odporúčame mať nastavené oznámenia na e-mail alebo cez SMS, aby ste boli notifikovaní o zaslaní novej správy do vašej elektronickej schránky a nemuseli sa do nej každodenne prihlasovať.
Fyzické osoby a podnikatelia si elektronickú schránku môžu aktivovať dobrovoľne. Viac informácií nájdete v Návode na aktiváciu elektronickej schránky na doručovanie. Právnické osoby zapísané v obchodnom registri a orgány verejnej moci majú elektronickú schránku aktivovanú povinne zo zákona. Momentálne prebieha postupná povinná aktivácia e-schránok právnických osôb mimo obchodného registra.
Zrušenie
E-mailový účet (profil) je možné zrušiť/deaktivovať bez uvedenia dôvodu kedykoľvek. E-schránka sa aktom vôle zrušiť nedá. Schránka bude zrušená a jej obsah vymazaný v prípade smrti fyzickej osoby, vyhlásenia za mŕtveho, zániku právnickej osoby bez právneho nástupcu po uplynutí 3 rokov odo dňa, keď sa o tejto skutočnosti dozvie zriaďovateľ schránok z príslušného referenčného registra. V prípade orgánu verejnej moci (jeho organizačnej zložky alebo organizácie v jeho zriaďovateľskej pôsobnosti) je možné zrušiť elektronickú schránku na žiadosť v lehote v uvedenej v žiadosti. E-schránku je možné iba deaktivovať, a to len v prípade fyzických osôb a fyzických osôb – podnikateľov, ktorí si požiadali o jej aktiváciu na doručovanie dobrovoľne.
Bezpečnosť
E-schránka na rozdiel od bežného e-mailu poskytuje vyššiu ochranu citlivých údajov. Neprihlasujete sa iba cez meno a heslo, ale cez eID kartu. Komunikácia s eID kartou sa uskutočňuje cez autentifikačný systém, ktorý je bezpečne šifrovaný. Údaje v elektronickom čipe eID karty sú chránené bezpečnostnými mechanizmami a bezpečnostným osobným kódom (BOK). Získať údaje z čipu vedia iba oprávnené subjekty disponujúce príslušným prístupovým certifikátom, eID karta je tak účinne chránená proti bezpečnostným hrozbám ako imitovanie, krádež, pozmeňovanie údajov či klonovanie.
Každý používateľ e-mailu alebo e-schránky by zároveň mal dbať na bezpečné používanie. Prvým krokom zabezpečenia pri oboch nástrojoch sú heslo/BOK, ktoré si môžete sami zvoliť. Neodporúčame, aby ste ako BOK kód používali svoje rodné číslo. Zvoľte náhodne vybrané číslice. Ďalej je dôležité, aby ste tieto údaje nezdieľali s inými osobami, teda aby k nim nemal nikto iný prístup a nemohli sa tak zneužiť. Ak si potrebujete údaje zapísať, aby ste si ich lepšie pamätali, určite si ich ukladajte na bezpečné miesto, napr. BOK kód si neukladajte priamo k občianskemu preukazu. Keď sa prihlasujete z nejakého elektronického zariadenia, nezabudnite sa taktiež aj korektne odhlásiť a až potom vypínať prehliadač, aby sa vám nemohol nikto iný dostať k údajom.
Zdroj: slovensko.sk, foto: pixabay
